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Aktenführung | ||
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... nach der Aktenordnung | ||
Es gelten einige Grundlagen, auf die ich mich an dieser Stelle beschränken möchte. |
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1. Akten können als Blattsammlungen oder als "feste Akten" geführt werden; im Zweifel sollen sie als feste Akten angelegt werden (§ 3 Abs. 2, Abs. 4 AktO). 2. Feste Akten sind geheftete Bände, die über einen Aktenumschlag
als Aktendeckel verfügen. 3. Die Reihenfolge der eingehefteten Blätter richtet sich nach ihrem zeitlichen Eingang (§ 3 Abs. 1 S. 1). |
4. Sofern sachlich eine differenzierte Ordnung geboten erscheint, können
gesonderte Hefte angelegt werden. Diese bilden zusammen mit dem
Hauptband der Akten "Sammelakten". Je nach den Bedürfnissen des einzelnen Verfahrens können Fall- und Beweisstückakten angelegt werden. Alle übergeordneten und zusammenfassenden Aktengegenstände (Beschuldigtenvernehmung, Zwischenvermerke usw.) müssen im Hauptband dokumentiert werden. Nebenakten sollen im Zweifel ausschließlich aus Kopien bestehen (§ 3 Abs. 1 S. 2). Vergl. auch Nr. 17 Abs. 2 Richtlinien für das Straf- und Bußgeldverfahren (RiStBV): Hat jemand mehrere selbständige Straftaten begangen, so sorgt der Staatsanwalt dafür, dass die Verfahren verbunden oder die Ergebnisse des einen in dem anderen berücksichtigt werden. |
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5. Schriften und Ablichtungen, die später zurück zu geben sind (sichergestellte, also amtlich verwahrte Schriftstücke) oder sich nicht zur Einheftung eignen, sind in eine gesonderte Hülle zu nehmen, die ihrerseits einzuheften ist (§ 3 Abs. 1 S. 3). Anmerkungen:Bei größerem Umfang sollte für solche Schriftstücke ein Beweismittelheft angelegt werden, auf das im Hauptband verwiesen werden soll (Vermerk). Original-Schriftstücke sollten in Papierhüllen verwahrt werden. Soweit Klarsichthüllen verwendet werden, sind bestimmte physikalisch-technische Untersuchungen an den Schriftstücken nicht mehr möglich. |
Werden - z.B. anlässlich einer Zeugenvernehmung - Originalschriftstücke
zu den Akten übergeben, so handelt es sich um eine amtliche
Inverwahrnahme (Sicherstellung). Auch wenn dies nirgendwo vorgeschrieben
ist, sollte im Interesse der Aktenklarheit ein
Sicherstellungsverzeichnis nach
§ 109 StPO
angelegt werden.In Umfangsverfahren kann sich die Anlage von Sicherstellungsheften empfehlen, in denen die einzelnen Durchsuchungsbeschlüsse, -vermerke, -protokolle und insbesondere der Verbleib der sichergestellten Gegenstände dokumentiert werden. |
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| 6. Für förmliche
Zustellungen soll ein Zustellungsband angelegt werden. In der
gerichtlichen Praxis wird hierzu häufig ein Ladungsband angelegt, in dem
die gesamte Korrespondenz im Zusammenhang mit den Ladungen der
Verfahrensbeteiligten dokumentiert wird (z.B. auch die erforderlichen
EMA-Anfragen und -auskünfte). Wird darauf verzichtet, so sind die Zustellungsnachweise hinter die relevante Entscheidung zu heften (§ 3 Abs. 1 S. 4, 5). |
7. Kostenrechnungen sollen als "Vorblätter" vor Bd. I, Bl. 1 d.A.
geheftet werden. Sie werden mit römischen Ziffern paginiert (§ 3 Abs. 1
S. 6, 9).
In Umfangsverfahren bietet sich die frühzeitige Anlage von Kostenheften an, in denen alle Kostennoten, Zahlungsein- und -ausgänge und z.B. Dienstreisegenehmigungen dokumentiert werden. 8. Zahlungseingänge werden in ihrer zeitlichen Reihenfolge in den Akten dokumentiert. Sie sollen außerdem in einer gesonderten Aufstellung erfasst werden (§ 3 Abs. 1 S. 8). |
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| 9. Die
Aktenumschläge sollen beschriftet werden (§ 3 Abs. 5). Die Beschriftung soll Auskunft geben über
Auf der Innenseite der Aktenumschläge soll verzeichnet werden (ggf. auch auf Vorblättern):
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In besonderen Fällen erhalten die Aktenumschläge auch Aufkleber, Beispiele:
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| 10.
Jedes Aktenstück erhält ein Aktenzeichen, das zugleich die
Geschäftsnummer ist (§ 4 Abs. 1 S. 1, 3). Der Name der Behörde bildet zusammen mit dem Aktenzeichen das Geschäftszeichen. 11. Über den Verbleib (Versand) der Eingänge und Akten ist ein Nachweis zu führen (in aller Regel in den Handakten, § 5). 12. In geeigneten Fällen sind Hilfs- oder Doppelakten anzulegen. Dies gilt besonders, wenn Haftprüfungen oder Haftbeschwerden zu erwarten sind. 13. Werden Aktenbestandteile nachträglich entfernt, so ist dies zu vermerken und/oder ein Fehlblatt an ihre Stelle zu heften. 14. Doppelakten sollen ausschließlich aus Kopien bestehen. Originale - z.B. Entscheidungen des Ermittlungsrichters - sollen aus ihnen entheftet und in den Hauptakten dokumentiert werden. |
15.
Beweismittelordner, also solche Akten, die in dieser Form von
Dritten stammen (z.B. sichergestellte Buchführungsteile, Kreditakten),
können, wenn ihnen eine Paginierung fehlt, mit Blattzahlen versehen
werden. 16. Sonderhefte, die aus Ablichtungen von Akten anderer Justizbehörden stammen (z.B. Handelsregister- und Zivilverfahrensakten), werden nicht neu paginiert. Auch dann, wenn sie nur zum Teil im SH dokumentiert werden, gilt die Paginierung des Ursprungsverfahrens. 17. Original-Akten anderer Behörden sollen möglichst schnell wieder zurück gegeben werden. Im Zweifel sind ihr wesentlicher Inhalt durch Ablichtungen zu dokumentieren, die zu Sonderheften genommen werden. |
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Cyberfahnder | ||
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© Dieter Kochheim, 11.03.2018 | ||
Aktenführung nach der Aktenordnung
Bei
diesem Beitrag handelt es sich um eine überarbeitete
Fassung eines am 19.05.2003 im EDV-Workshop (Lexikon) erschienenen Beitrags.
Für die
Aktenführung der Gerichtsbarkeiten und die Staatsanwaltschaft gilt die
Der Aktenaufbau soll aktuell, vollständig und sachlich geordnet
(logisch) sein.
Einen Irrtum gilt es ausräumen: "Hauptakten" gibt es nicht und schon gar
nicht mit der von der Polizei gepflegten Abkürzung "HA". HA
sind die Handakten, also die internen Vorgänge bei der
Staatsanwaltschaft.