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Aktenführung
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Aktenführung nach der Aktenordnung

Akten anderer Behörden
Aktendeckel, Aktenumschlag
Aktenzeichen
Aufkleber
Beschriftungen
Beweismittelheft
Beweismittelordner
Blattsammlung
Doppelakten
Fehlblatt
feste Akten
 


Geschäftsnummer, Geschäftszeichen
Handakten
Hauptakten
Hauptband
Hülle
Nebenakten
Paginierung
Reihenfolge
Sammelakten
Sicherstellungsheft
Sicherstellungsverzeichnis
Sonderhefte
Versand
Vorblätter
Zahlungseingänge
Zustellungsband
 

 
 Bei diesem Beitrag handelt es sich um eine überarbeitete Fassung eines am 19.05.2003 im EDV-Workshop (Lexikon) erschienenen Beitrags.

Für die Aktenführung der Gerichtsbarkeiten und die Staatsanwaltschaft gilt die Aktenordnung. In diesem Beitrag werden ihre wichtigsten Regeln dargestellt.
 

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Der Aktenaufbau soll aktuell, vollständig und sachlich geordnet (logisch) sein.

Es gelten einige Grundlagen, auf die ich mich an dieser Stelle beschränken möchte.

 
Einen Irrtum gilt es ausräumen: "Hauptakten" gibt es nicht und schon gar nicht mit der von der Polizei gepflegten Abkürzung "HA". HA sind die Handakten, also die internen Vorgänge bei der Staatsanwaltschaft.

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1. Akten können als Blattsammlungen oder als "feste Akten" geführt werden; im Zweifel sollen sie als feste Akten angelegt werden (§ 3 Abs. 2, Abs. 4 AktO).

2. Feste Akten sind geheftete Bände, die über einen Aktenumschlag als Aktendeckel verfügen.
Ihr Inhalt wird mit fortlaufenden Blattzahlen versehen (paginiert).
Jeder Aktenband beginnt das erste Blatt mit der Ziffer "1".
In der Regel sollen die Aktenbände nicht mehr als 250 Blätter enthalten.
Die Anlage eines zweiten oder weiteren Bandes ist auf dem geschlossenen Band zu vermerken (i.d.R. auf der Rückseite des letzten Blattes des geschlossenen Bandes, § 3 Abs. 3).

3. Die Reihenfolge der eingehefteten Blätter richtet sich nach ihrem zeitlichen Eingang (§ 3 Abs. 1 S. 1).

4. Sofern sachlich eine differenzierte Ordnung geboten erscheint, können gesonderte Hefte angelegt werden. Diese bilden zusammen mit dem Hauptband der Akten "Sammelakten".
Je nach den Bedürfnissen des einzelnen Verfahrens können Fall- und Beweisstückakten angelegt werden. Alle übergeordneten und zusammenfassenden Aktengegenstände (Beschuldigtenvernehmung, Zwischenvermerke usw.) müssen im Hauptband dokumentiert werden. Nebenakten sollen im Zweifel ausschließlich aus Kopien bestehen (§ 3 Abs. 1 S. 2).
Vergl. auch Nr. 17 Abs. 2 Richtlinien für das Straf- und Bußgeldverfahren (RiStBV): Hat jemand mehrere selbständige Straftaten begangen, so sorgt der Staatsanwalt dafür, dass die Verfahren verbunden oder die Ergebnisse des einen in dem anderen berücksichtigt werden.
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5. Schriften und Ablichtungen, die später zurück zu geben sind (sichergestellte, also amtlich verwahrte Schriftstücke) oder sich nicht zur Einheftung eignen, sind in eine gesonderte Hülle zu nehmen, die ihrerseits einzuheften ist (§ 3 Abs. 1 S. 3).

Anmerkungen:
Bei größerem Umfang sollte für solche Schriftstücke ein Beweismittelheft angelegt werden, auf das im Hauptband verwiesen werden soll (Vermerk).
Original-Schriftstücke sollten in Papierhüllen verwahrt werden. Soweit Klarsichthüllen verwendet werden, sind bestimmte physikalisch-technische Untersuchungen an den Schriftstücken nicht mehr möglich.
Werden - z.B. anlässlich einer Zeugenvernehmung - Originalschriftstücke zu den Akten übergeben, so handelt es sich um eine amtliche Inverwahrnahme (Sicherstellung). Auch wenn dies nirgendwo vorgeschrieben ist, sollte im Interesse der Aktenklarheit ein Sicherstellungsverzeichnis nach § 109 StPO angelegt werden.

In Umfangsverfahren kann sich die Anlage von Sicherstellungsheften empfehlen, in denen die einzelnen Durchsuchungsbeschlüsse, -vermerke, -protokolle und insbesondere der Verbleib der sichergestellten Gegenstände dokumentiert werden.
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  6. Für förmliche Zustellungen soll ein Zustellungsband angelegt werden. In der gerichtlichen Praxis wird hierzu häufig ein Ladungsband angelegt, in dem die gesamte Korrespondenz im Zusammenhang mit den Ladungen der Verfahrensbeteiligten dokumentiert wird (z.B. auch die erforderlichen EMA-Anfragen und -auskünfte).
Wird darauf verzichtet, so sind die Zustellungsnachweise hinter die relevante Entscheidung zu heften (§ 3 Abs. 1 S. 4, 5).
7. Kostenrechnungen sollen als "Vorblätter" vor Bd. I, Bl. 1 d.A. geheftet werden. Sie werden mit römischen Ziffern paginiert (§ 3 Abs. 1 S. 6, 9).

In Umfangsverfahren bietet sich die frühzeitige Anlage von Kostenheften an, in denen alle Kostennoten, Zahlungsein- und -ausgänge und z.B. Dienstreisegenehmigungen dokumentiert werden.

8. Zahlungseingänge werden in ihrer zeitlichen Reihenfolge in den Akten dokumentiert. Sie sollen außerdem in einer gesonderten Aufstellung erfasst werden (§ 3 Abs. 1 S. 8).

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  9. Die Aktenumschläge sollen beschriftet werden (§ 3 Abs. 5).
Die Beschriftung soll Auskunft geben über
  • die aktenführende Behörde
  • die Parteien (in Strafsachen: Beschuldigte und Verteidiger, Nebenkläger)
  • das Aktenzeichen

Auf der Innenseite der Aktenumschläge soll verzeichnet werden (ggf. auch auf Vorblättern):

  • Beweis- und Musterstücke (§ 9 Abs. 5)
  • Sonder- und Beweismittelhefte
  • Beiakten (derselben oder von anderen Behörden; Beiakten erhalten einen Aufkleber, damit sie den Hauptakten zugeordnet werden können)

In besonderen Fällen erhalten die Aktenumschläge auch Aufkleber, Beispiele:

  • Haft
  • Pressestrafsache
  • Jugendlicher
  • Heranwachsender
  • Ausländer
  • Auslieferung (Spezialitätsvorbehalte)
  • Eilsache
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  10. Jedes Aktenstück erhält ein Aktenzeichen, das zugleich die Geschäftsnummer ist (§ 4 Abs. 1 S. 1, 3).
Der Name der Behörde bildet zusammen mit dem Aktenzeichen das Geschäftszeichen.

11. Über den Verbleib (Versand) der Eingänge und Akten ist ein Nachweis zu führen (in aller Regel in den Handakten, § 5).

12. In geeigneten Fällen sind Hilfs- oder Doppelakten anzulegen. Dies gilt besonders, wenn Haftprüfungen oder Haftbeschwerden zu erwarten sind.

13. Werden Aktenbestandteile nachträglich entfernt, so ist dies zu vermerken und/oder ein Fehlblatt an ihre Stelle zu heften.

14. Doppelakten sollen ausschließlich aus Kopien bestehen. Originale - z.B. Entscheidungen des Ermittlungsrichters - sollen aus ihnen entheftet und in den Hauptakten dokumentiert werden.
15. Beweismittelordner, also solche Akten, die in dieser Form von Dritten stammen (z.B. sichergestellte Buchführungsteile, Kreditakten), können, wenn ihnen eine Paginierung fehlt, mit Blattzahlen versehen werden.

16. Sonderhefte, die aus Ablichtungen von Akten anderer Justizbehörden stammen (z.B. Handelsregister- und Zivilverfahrensakten), werden nicht neu paginiert. Auch dann, wenn sie nur zum Teil im SH dokumentiert werden, gilt die Paginierung des Ursprungsverfahrens.

17. Original-Akten anderer Behörden sollen möglichst schnell wieder zurück gegeben werden. Im Zweifel sind ihr wesentlicher Inhalt durch Ablichtungen zu dokumentieren, die zu Sonderheften genommen werden.
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© Dieter Kochheim, 02.08.2009